Cara Menghitung Persediaan Stok Minimum Harian Kedai Runcit
Panduan langkah demi langkah mengira stok minimum harian (minimum daily stock) untuk kedai runcit Malaysia. Termasuk formula reorder point, safety stock, dan contoh kiraan praktikal.
UntungPOS Team
4 min read
Menghitung persediaan stok minimum harian kedai runcit bermaksud menentukan angka terendah unit barang yang mesti ada di rak sebelum anda membuat pesanan baru. Angka ini mencegah rak kosong pada waktu peak hour dan mengelakkan capital terikat pada barang yang lambat bergerak. Formula asasnya: Stok Minimum = (Purata Jualan Harian × Lead Time Hari) + Safety Stock. This guide is for anyone searching for cara menghitung persediaan stok minimum harian kedai runcit.
Kiraan ini berbeza untuk setiap SKU. Susu segar dengan expired 3 hari memerlukan safety stock yang ketat berbanding minuman tin yang tahan 6 bulan. Jika anda mengira salah, risiko rugi jualan (stockout) atau rugi modal (overstock) jadi tinggi.
Kenapa Stok Minimum Harian Berbeza Dengan Reorder Point
Ramai pemilik kedai silap menganggap stok minimum dan reorder point (ROP) adalah benda yang sama. ROP adalah trigger untuk order baru, manakala stok minimum adalah had bawah fizikal di rak sebelum stout berlaku. ROP mesti lebih tinggi daripada stok minimum untuk memberi ruang masa lead time supplier.
Contoh: Jika stok minimum telur adalah 30 biji dan lead time supplier 2 hari, ROP anda mesti minimal 30 + (purata jualan 2 hari). Kalau purata jual 20 biji/hari, ROP = 30 + 40 = 70 biji. Order mesti dibuat sekali stok sentuh 70 biji, bukan 30 biji.
3 Komponen Utama Kiraan Stok Minimum
1. Purata Jualan Harian (Average Daily Usage)
Ambil data jualan 30 hari lepas untuk setiap SKU. Jika musiman (contoh: kuih raya), guna data 30 hari sebelum musim itu. Formula: Total Unit Terjual ÷ 30 Hari.
2. Lead Time Supplier (Hari)
Bilangan hari dari order dibuat sehingga barang sampai ke kedai. Tanyakan supplier terus — jangan anda duka. Catat lead time berbeza untuk supplier berbeza (contoh: distributor minuman 1 hari, supplier sayur 3 hari).
3. Safety Stock (Stok Keselamatan)
Buffer untuk menampung ketidakpastian: jualan tiba-tiba naik, supplier lambat, atau barang rosak. Formula praktikal untuk kedai runcit:
Safety Stock = (Max Jualan Harian × Max Lead Time) − (Purata Jualan Harian × Purata Lead Time)
Contoh Kiraan Lengkap: Minuman Tin 300ml
| Parameter | Nilai | Nota |
|---|---|---|
| Purata Jualan Harian | 12 tin | Dari data 30 hari |
| Max Jualan Harian | 25 tin | Hari hujan/panas ekstrem |
| Purata Lead Time | 2 hari | Supplier biasa |
| Max Lead Time | 4 hari | Supplier delay / cuti |
| Safety Stock | (25×4) − (12×2) = 76 tin | Buffer |
| Stok Minimum | (12×2) + 76 = 100 tin | Had bawah fizikal |
| Reorder Point | 100 + (12×2) = 124 tin | Trigger order |
Dengan angka ini, anda order sekali stok sentuh 124 tin. Rak mesti sentiasa ada minimum 100 tin. Jika stok turun ke 99 tin, sistem sepatutnya alert anda.
Kaedah Alternatif: Kaedah Par Level (Untuk Barang Gerak Cepat)
Untuk barang yang sangat laku (roti, telur, susu), kaedah Par Level lebih praktikal. Par Level = Purata Jualan Harian × (Lead Time + 1 Hari Buffer). Tiada safety stock formula yang rumit — hanya tambah 1 hari jualan sebagai buffer.
Contoh: Roti putih jual 20 keping/hari, lead time 1 hari (supplier hantar pagi keesokan harinya). Par Level = 20 × (1+1) = 40 keping. Setiap pagi, staff count rak. Kalau kurang 40, order terus. Kaedah ini sesuai untuk barang fast-moving dengan lead time pendek dan supplier yang boleh top-up harian.
Kesilapan Biasa Pemilik Kedai Runcit
- Guna 'rasa' bukan data — Kiraan mesti berdasarkan POS data, bukan ingatan.
- Satu formula untuk semua SKU — Barang perishable (sayur, ikan) perlukan safety stock tinggi tapi stok minimum rendah (supaya tak rosak). Barang slow-moving (biskut premium) perlukan safety stock rendah tapi stok minimum agak tinggi (supaya tak dead stock).
- Tak kira seasonality — Bulan puasa, raya, musim hujan mesti guna data musim lepas, bukan data bulan biasa.
- Ignore shrinkage — Rosak, curi, expired mesti masuk kiraan safety stock. Tambah 2-5% dari purata jualan untuk shrinkage.
Automate Kiraan Ini Dengan Sistem POS
Mengira manual untuk 500+ SKU tiap minggu adalah mustahil. Sistem POS moden seperti UntungPOS boleh set minimum stock level per SKU dan auto-generate purchase order bila stok sentuh ROP. Fungsi stock alert pada dashboard papar barang yang hampir habis secara real-time, walau kedai offline. Ini elakkan human error dan masa stocktake berkurang dari berjam-jam kepada minit.
Untuk kedai yang guna QR ordering atau ada banyak cawangan, centralized inventory pastikan stok minimum dikira berdasarkan data gabungan semua outlet, bukan silo-silo.
Checklist Bulanan: Semak Kembali Angka Stok Minimum
- Bandingkan actual usage vs forecast untuk top 50 SKU.
- Kemaskini lead time jika supplier tukar jadual hantar.
- Semak barang expired/rosak bulan lepas — naikkan safety stock jika tinggi.
- Laraskan par level untuk barang musiman (naik sebelum raya, turun selepas).
- Pastikan reorder point > stok minimum untuk semua SKU aktif.
Bottom line
Tetapkan stok minimum harian hari ini menggunakan formula: (Purata Jualan × Lead Time) + Safety Stock. Mulakan dengan 20 SKU paling laku dan paling kritikal. Set reorder point 10-20% lebih tinggi. Semak angka ini setiap bulan. Jika nak automatikkan, pilih POS yang support auto-reorder dan real-time stock alert supaya anda fokus jual, tak fokus kira stok.
Frequently asked questions
Berapa kali sepatutnya saya kira semula stok minimum harian?
Secara minimum sekali sebulan. Kira semula mingguan untuk 20 SKU paling laku (fast-moving) dan barang musiman. Kira semula segera jika supplier tukar lead time, ada promosi besar, atau musim perayaan tiba.
Apakah beza antara safety stock dan buffer stock?
Dalam konteks kedai runcit Malaysia, kedua-dua istilah sering diguna bergantian. Safety stock adalah buffer berangka untuk ketidakpastian permintaan dan bekalan. Buffer stock kadang merujuk pada stok tambahan fizikal di gudang/backroom yang belum dipindah ke rak.
Macam mana nak kira stok minimum untuk barang baru yang belum ada data jualan?
Guna data barang serupa (kategori, harga, jenama yang sama) sebagai proxy. Atau guna *rule of thumb*: set stok minimum = 7 hari jualan jangkaan, ROP = 14 hari jualan jangkaan. Pantau harian 2 minggu pertama, kemudian laraskan ke formula standard.
Adakah formula stok minimum ini boleh guna untuk kedai makan/restoran?
Prinsipnya sama, tapi restoran kira berdasarkan *bahan mentah* (kg, liter) bukan unit barang jadi. Lead time lebih pendek (harian), *perishable rate* lebih tinggi, dan *recipe costing* mesti dikira. Gunakan sistem POS restoran yang support *ingredient-level inventory*.
Mana satu lebih penting: elak stockout atau elak overstock?
Kedua-duanya rugi. Stockout rugi jualan & kepercayaan pelanggan (sekitar 4-8% pelanggan tidak kembali). Overstock rugi modal, kos simpanan, risiko expired/rosak. Sasaran optimum: *service level* 95-98% untuk barang laku, 90-95% untuk barang perlahan.
Want this running at your counter?
UntungPOS handles dine-in, retail and canteen subsidies offline-first, then syncs automatically. Tell us how you sell and we will show you the exact setup.
